يعتبر برنامج تنظيم الوقت من أهم المشكلات التي تواجه الطلاب والمراهقين والكثير من الإداريين ..كما أن مسألة برنامج تنظيم الوقت من الأمور المهمة التي يجب أن يتقنها كل فرد على حدى نظرا لأهميتها الكبيرة جدا في حياتنا.
إذ كيف يمكننا القيام والتمكن من أداء مهامنا بدون وضع برنامج محدد لتنظيم الوقت خلال عملنا أو دراستنا أو شيء آخر..
إن برنامج تنظيم الوقت من المهارات العملية التي يتم تجزئة الوقت من خلالها حيث يمكننا أن نقسم الوقت بين العديد من الأنشطة لتحقيق إنجازات عالية جدا بجهد وتعب أقل.
ولأن الوقت قصير جدا ومحدود إذا يمكنك تقسيمه وتحديده تبعا لمهامك وإنجازاتك.
مميزات برنامج تنظيم الوقت:
سوف نذكر أهم الفوائد التي يجب أن تتوفر في برنامج تنظيم الوقت ومنها:
- إنهاء العمل بجهد أقل وإنجاز أكبر : حيث يساعد برنامج تنظيم الوقت في إنهاء الكثير من الإنجازات والمهمات.. وذلك عن طريق تحديد الأولويات.. ثم القيام بتنفيذها وتحديدها وفق خطة محددة.. ثم تنفيذها مما يعود عليك بالجودة في العمل.. وتقليص ساعات العمل.. وذلك من أجل الحصول على ساعة عمل إضافية يمكنك أن تستفيد منها كثيرا في إنجاز مهمة محددة أخرى.
- من خلال برنامج تنظيم الوقت يصبح لحياتك هدف: صديقي القارئ ذلك لأن الحياة ليست فقط راحة أو هي ليست فقط عمل.. وإنما تعد مزيج من الراحة والعمل والاسترخاء وبرنامج تنظيم الوقت لابد أن سيساعدك كثيرا في تحصيل أكبر فائدة لك ذات هدف.
- إن برنامج تنظيم الوقت يعمل على تخليصك من الخوف والقلق.. ذلك لأن التفكير بجميع القرارات يعود إلى الفشل لذا فإن وضع برنامج يتم من خلاله تحديد القرارات والحذر من ضياع الوقت لأي سبب مبهم وغير ذي جدوى أبداً.
- إن الكثير من الناس يسعون لتحقيق أهداف خاصة فيهم.. ولكنهم في نفس الوقت لايعرفون كيفية تنظيم الوقت بشكل جيد فيلجؤون للمماطلة والتسويف وكل أمر يؤجل اقترابهم من أهدافهم مع الأسف.
- إن وضعك لبرنامج تنظيم الوقت يعزز ثقتك بنفسك كثيرا .. حيث أنه يقلل من شعورك بالإحباط وينقص كثيرا من رغبتك في الاكتئاب أو من حدوث القلق.
- يساعدك تنظيم الوقت بشكل كبير في منحك فرصة لوقت الفراغ .. إذ يمكنك من خلال التنظيم السليم الحصول على وقت إضافي أكثر يمكنك من إنجاز مهمات أخرى تريدها وتحبها.
- يقلل برنامج تنظيم الوقت من شعورك بالاكتئاب والقلق ..كما أن ترتيب الأولويات بشكل جيد يسمح لك بأداء المهام على الوجه الأكمل وبالشكل الأسرع أيضا.
بعض من أساسيات برنامج إدارة الوقت:
صديقي القارئ إليك بعض الأساسيات والخطوات المهمة لك من أجل إدارة الوقت وهي على الشكل التالي:
يجب عليك أن تتحلى بالتنظيم.
لابد أن تمثل هدف واقعي جيد ومحدد.
حاول أن تحصل على الراحة والتخلص من القلق مع بعض الاسترخاء.
حاول أن تستعيد قوتك على النشاط بشكل تدريجي.
لاتعاتب نفسك أبدا بل حاول أن تتخلص من تأنيب الضمير.
نستعرض بعض أهم العقبات التي يمكن أن تواجهك عند تنظيم الوقت ومنها:
- تأجيل أداء الأعمال وعدم إنجازها ضمن الوقت المحدد.
- اللجوء لوسيلة جيدة تمكنك من التخلص من القلق المستمر.
- حاول ألا تكون مثاليا كثيرا لأن ذلك سوف يرفع من مستوى الخوف لديك ويزيد تأخيرك في إنجاز المهمة.
- اغتنم الفرص ولا تحاول أن تقلل من اغتنامها أبداً.
- لا أحد سوف يلاحظ نتيجة برنامج تنظيم الوقت أكثر منك.. وكلما كنت قويا ومتحديا أكثر في إنجاز المهمات كلما تضاعف إنتاجك بشكل كبير جدا.
إقرأ أيضاً: افكار مشاريع لم تنفذ من قبل | مشاريع استثنائية ذات أرباح عالية 2022
أهداف برنامج تنظيم الوقت:
صديقي القارئ إن برنامج تنظيم الوقت وعملية تحسين الأهداف هو أمر مهم وبالغ الأهمية من أجل نجاحك على المستوى الشخصي.
كما أن ترتيب الأولويات مهم وضروري ولا بد من تطبيقه وتنفيذه.. حيث أنه لكل فرد منا أهداف قريبة وأهداف بعيدة.. وفي الكثير من الأحيان لا يحقق الأفراد أهدافهم أبدا في الحياة لتحقيقها.. حيث تختلف الأهداف عند تقسيمها بين قصيرة المدى وطويلة المدى لذا فإن الكثير من الأفراد غير قادرين أبدا على تحقيق أهداف حياتهم أبدا لعدم معرفتهم في برنامج تنظيم الوقت وتحديد أهدافهم ..ما إن كانت متناسبة معهم أم لا.
لذا عليك أن تكتب أولا ثلاث أهداف في حياتك مهمة ومنها:
- ماهو أكثر هدف مهم لك ومتعلق بحياتك؟
وللإجابة على مثل هذا السؤال سوف تتمكن من تأدية وانجاز المهام الصغيرة وصولا إلى المهام الكبيرة التي تصلك إلى النهاية..
يمكنك بعد ذلك من إدراج قائمة عليك تخطيطها بدءا من الأسبوع المحدد ..ومن المهم أن تعمل على تحقيق أهدافك في الحياة مع انجاز مهامك بشكل فوري.. كما أن ذلك لا يعني أنه يتوجب عليك أن يكون هدفك عاليا كثيرا من أجل تحقيقه وإنما مجرد ترتيب للأولويات لا أكثر.
ومن الواضح جيدا أنه لا يمكنك أن تتجاهل باقي مهامك الأسبوعية.. ولذا فإن كنت غير قادر وضع برنامج تنظيم الوقت لأهدافك ومهامك فإنك لن تكون قادر على تحقيق أهدافك أبدا.
إقرأ أيضاً: مهارات التسويق التي يحتاجها كل صاحب شركة ومسوق للنجاح وزيادة المبيعات 2022
إقرأ أيضاً: كيفية انشاء متجر الكتروني ناجح وإختيار المنتج المناسب والتسويق (الدليل الشامل)
ترتيب الأولويات وتنظيم الوقت لزيادة الإنتاجية:
يوجد العديد من المكونات الأساسية والخاصة بتنظيم الوقت ومنها:
- أن تنظيم الوقت وتنظيم المهام في آن واحد كلاهما مهم وضروري جدا في عملية تحقيق أهدافك والوصول إلى النجاح. لأن عدم التنظيم في الوقت سوف يصل بك إلى حالة كبيرة من الفوضى والعبث والتوتر.. فنحن كبشر من طبيعتنا إضاعة الوقت في البحث عن أشياء مهمة جدا وبعض المعلومات التي يمكننا أن نفشل في العثور عليها وملاحقتها.
- إننا أيضا نضيع الكثير من الوقت في التفكير بالمهام الغير مكتملة.. وذلك الأمر سوف يصعب علينا أن نفرق بين المهام المكتملة والمهام الأخرى غير المكتملة.
- ولابد أن تسأل نفسك سؤالا مهما جدا هو كيف يمكنني أن أكمل الأشياء؟ لذلك دعني أجيبك صديقي القارئ.. يمكنك أن تكملها بالتخلص من بعض الأوراق وإهمال رسائل البريد الالكتروني الغير مهمة والتخلص من بعض الملفات التي لست بحاجة إليها.
- يمكنك الاستعانة بشخص يساعدك في عملية التنظيم للوقت على أن يكون بدراية كاملة وذات خبرة.. لأنه من المهم جدا أن تعثر على نظام جيد يسهل عليك الإدارة في المستقبل وإن كانت أمورك معقدة توقف قليلا عن الاستمرار ياصديقي.
إقرأ أيضاً: أفضل 12 موقع بيع الصور على الانترنت – كل ما تحتاجه لتبيع صورك كمبتدئ
نصائح لإدارة الوقت وتنظيم المهام عبر بريدك الإلكتروني
إننا جميعنا يتوجب علينا تعلم كيفية إدارة الوقت وإدارة البريد الالكتروني أيضا.. لذلك عليك أن تكون حريصا جدا على التعامل والتوفيق بينهما في ذات الوقت.. ومن طرق الإدارة عبر البريد الالكتروني هي الحرص على عدم قراءة أو تأخير قراءة الرسائل ..ثم أن امتلاك مهارة التعامل مع الرسائل على الفور من خلال رد بسيط ومختصر من خلال إعادة التوجيه للشخص المستهدف يوفر عليك الكثير من الوقت.
لذا يتوجب عليك كثيرا تأخير وحذف رسائل البريد الالكتروني الغير مهمة.. يمكنك في هذه الحالة أن تنشئ ملف لرسائل البريد الالكتروني والتي لن تتمكن من معالجتها اطلاقا.
ينبغي عليك أيضا إدارة التواريخ والتقويم الخاص بك، حيث يمكنك أن تعين وقت محدد لقراءة الرسائل مما يمكنك من إدارة جدولك بشكل جيد نوعا ما.. وفي تلك الحالة فإنه بإمكانك أن تنجز مهامك بتوتر وخوف أقل.
وفي نفس الوقت فإنك ستلاحظ تدريجيا أن غالبية رسائل البريد الالكتروني قد كانت غير مهمة أبدا ..إذ أنك في حالة أخرى سوف تكون قادرا على فتح الرسائل بطريقة أخرى !
حاول أن تنتهي من مهامك اليومية والأسبوعية والشهرية.. على ألا تتجاوز الحد الزمني الأعلى لديك كي لاتصاب بالإحباط أو اليأس إن لم تتمكن من تحقيق مهامك بالشكل الأمثل.
إقرأ أيضاً: ساب نت طريقة التسجيل والدخول وتحديث البيانات للعملاء الحاليين 2022 مع الصور
إقرأ أيضاً: انواع التجارة الالكترونية وأهميتها وأمثلة على طرق الربح منها 2022
أفضل تطبيقات تنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية 2022:
من المتوجب عليك معرفة أهم البرامج والتطبيقات الخاصة بتنظيم الوقت، وفي هذه الحالة يجب عليك انتقاء أفضل برامج تطبيقات الوقت من حيث نوعية ونفع ما يعود عليك استخدامه بطريقة فعالة وجيدة.
- يجب أخذ التطبيق من مكان معروف المصدر.
- قراءة تجارب المستخدمين عن التطبيق الذي تريد تحميله.
- ألا يكون التطبيق احتيالي ولايحترم خصوصية المستخدم.
- أن تعرف مزايا التطبيق إن كان مجاني أو مدفوع.
أفضل تطبيقات و برامج تنظيم الوقت للأيفون والأندرويد 2022
1. تطبيق Toggl
وهو من التطبيقات الرائعة للعمل عبر الانترنت حيث يساعدك في تنظيم وقتك وزيادة الإنتاجية، يسمح لك هذا التطبيق بمراقبة ساعات العمل ووقت إنتهاء المهام وهو من أحد التطبيقات المميزة لراغبي العمل الحر والمستقل .
كما يساعدك هذا التطبيق الرائع بمعرفة الوقت الذي تقضيه مع العميل، ويساعدك هذا التطبيق في معرفة الوقت الذي تقضيه عند إنجاز كل مهمة..
بالإضافة إلى ذلك فإن هذا التطبيق يعمل على تتبع الوقت خلال قضائك وقت أكثر من المستحق أثناء مهمة ما.ويقدم لك هذا التطبيق كل فترة ريبورتات محددة لقضاء وقتك بمهمة ما..
2. تطبيق Rescue Time
باستخدامك لتطبيق Rescue Time ، سوف تحصل على تقارير أسبوعية توضح لك بالضبط ما الذي يستغرق وقتك وما إذا كنت تستفيد من وقتك على أفضل وجه أم لا. لا يتتبع هذا البرنامج وقتك تلقائيًا فحسب ، بل يحظر أيضًا عوامل التشتيت ويوفر ميزات إعداد تقارير مفيدة فهو فعلاً تطبيق منقذ لتنظيم وقتك.
3. تطبيق MyLifeOrganized
إذا كنت تواجه صعوبة في تتبع جميع مهامك والأهداف الخاصه بك ، فتحقق من ذلك. باستخدام تطبيق تنظيم الوقت وإدارة المهام هذا ، يمكنك تحديد المهام التي يجب توجيه انتباهك إليها بالضبط من أجل تحقيق أهدافك.
فيما يتعلق بتطبيقات إدارة المهام ، فإن تطبيق MyLifeOrganized هو واحد من أفضل التطبيقات. من أجل تتبع تقدمك وإنجاز مهامك أيضاً ، فإنه ينشىء تلقائيًا قوائم مهام و أنشطة ذات أولوية يجب التركيز على الإنتهاء منها .
4. تطبيق Trello
يعتمد هذا التطبيق على اتباع الأساليب العلمية في إدارة المهام وزيادة الإنتاجية من خلال تنظيم الوقت، ويعتمد التطبيق بشكل رئيسي على تقسيم المهام والعمل إلى دفعات ضمن أوقات محددة وكل دفعة ينبغي عليك إتمامها.
يساعدك هذا التطبيق في طرح جميع أفكارك وإبداعاتك في الوقت المحدد.
من مميزات تطبيق Trello
- الربط مع الخدمات السحابيه.
- سجلات الأنشطة.
- سهل التحرير عبر السحب والإفلات.
- ترتيب المهام الفردية / الجماعية ( بين فريق العمل ).
- تشفير وحماية البيانات SSL.
- النسخ الإحتياطي وإسترجاع البيانات.
- إشعارات للتنبيه بقرب إنتهاء المهمه.
- تحميل ورفع الملفات لفريق العمل.
5. تطبيق Todoist
مع Todoist ، ستحصل على قائمة مهام متكامله لجميع انشطتك ومهامك، فهو أحد أفضل تطبيقات إدارة وتنظيم الوقت في متاجر التطبيقات. يمكنك إعداد جدول زمني لجميع واجباتك وأنشطتك باستخدام هذا التطبيق المميز لتنظيم الوقت على متصفحك من خلال الحاسوب أو على التطبيق. يمكن تحديد أولويات عملك وتعيين تاريخ إنتهاء المهام. يمكن أيضًا إضافة الملاحظات إلى أي من مهامك ، وهي احد المزايا الرائعة للتطبيق.
أيضاً يمكنك ربط Todoist بـ الخدمات التالية:
- Dropbox
- Google calendar
- Amazon Alexa
- Zapier
6. تطبيق ClickUp
ClickUp هو تطبيق واحد يمكنه جمع خواص عدة تطبيقاتك أخرى. للعلم إنه موجة اكثر للأعمال والمشاريع. بجانب ايضاً إدارة المهام بين فريق العمل ، يوفر لك التطبيق المستندات والتذكيرات والأهداف والتقويمات وحتى صندوق بريد إلكتروني. كتطبيق شامل ، كما ذكرنا سابقاً التطبيق موجه اكثر لاصحاب الاعمال، ويمكن لأي فريق عمل استخدام كليك أب للتخطيط والتنسيق والتعاون فيما بينهم .
من مميزات ClickUp كـ تطبيق تنظيم الوقت وإدارة المهام والعمل:
- ادارة المهام
- أدوات للتعاون ما بين فريق العمل
- تتبع المهام
- تحديد الأولويات
- الوقت وتتبع المصروفات والنفقات
- التنبيهات / الإخطارات
- إدارة الموارد
7. تطبيق Any.do
يتم ترتيب مهامك وتنظيم وقتك بسهولة من خلال تطبيق تنظيم الوقت Any.do ، والذي يتمحور حول إنشاء جدول الأنشطة وتنظيمها. هناك عدد من المزايا لإنشاء المهام الاساسيه والمهام الفرعية ، بما في ذلك تاريخ الاستحقاق لفواتيرك ، والتنبية التذكير ، و قرب الموعد النهائي المحدد ، والمهام المرتبطة بيومك.
يتيح لك إستخدام الأوامر الصوتية للأجهزة المنزلية الذكية مثل Amazon’s Alexa، قد يجد أولئك الذين يعيشون حياة أكثر فوضوية هذا التطبيق مفيدًا جداً بسبب تركيزه على مساعدة المستخدمين في ترتيب وتنظيم عدد كبير من الأحداث والمهام. و من مزايا التطبيق سهولة الإستخدام وأيضاً التطبيق داعم للغة العربية.
8. تطبيق Google Calendar
مثل برامج التقويم الشائعة الأخرى ، يقدم تقويم Google مجموعة ميزات نموذجية. يمكن تحديد طرق عرض متعددة (شهر / أسبوع / يوم / جدول) ، بالإضافة إلى القدرة على إخفاء أو إظهار التقويمات الفردية. ستكون قادرًا على التركيز على أنشطتك الحالية بدلاً من تشتيت انتباهك.
كما هو الحال مع برامج Google الأخرى ، فإن Google Calendar مجاني افتراضيًا ولا يشعر معظم المستخدمين بالحاجة إلى الترقية على الإطلاق. كجزء من مبادرة حساب الشركات في Google ، فإن الترقيات موجهة أكثر نحو مستخدمي الأعمال.
صديقي القارئ يمكنك مشاركتنا آراؤك ضمن التعليقات كما يمكنك مشاركة مقالنا على صفحات التواصل الاجتماعي لكي تعم الفائدة على الجميع.
